Privacyverklaring van Nationale Belasting Adviseurs

Welkom en goed dat u deze pagina bezoekt! Op deze pagina leggen wij (Nationale Belasting Adviseurs V.O.F., gevestigd aan de Maanlander 14D, 3824 MP, te Amersfoort en ingeschreven in het handelsregister onder KvK-nummer: 83458794), uit op welke wijze we met uw persoonsgegevens omgaan die wij verzamelen zodra u onze websites https://nba-zonnepanelen.nl en https://mijn.nba-zonnepanelen.nl (hierna te noemen “Websites”) bezoekt. Nationale Belasting Adviseurs (hierna te noemen “NBA”, “wij” of “ons”) respecteert uw privacy. Wij zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die u ons toevertrouwt, vertrouwelijk wordt behandeld. Hiertoe hebben we een Privacy Officer aangewezen. U kunt met vragen omtrent ons privacy beleid of een beroep op uw privacy rechten terecht bij onze Privacy Officer. Hieronder treft u zijn contactgegevens:

Privacy Officer:	Dhr. S.V. Kuiper
E-mailadres:	info@nba-zonnepanelen.nl
Telefoonnummer:	085 - 1304456

Uw persoonsgegevens worden alleen gebruikt door NBA tenzij expliciet anders aangegeven in deze verklaring. Indien u andere websites bereikt via een link op onze website(s) dan is NBA niet verantwoordelijk voor het privacy beleid van die betreffende website(s). Als u gegevens met hen deelt, dan is het verstandig om de privacyverklaring of de disclaimer van die andere website te bekijken.

Wat doet Nationale Belasting Adviseurs met uw persoonlijke gegevens?

Hieronder beschrijven we de situaties waarbij u, uw gegevens met ons deelt zodat u weet hoe we met uw gegevens omgaan en waarom we die verzamelen.

U bezoekt onze website(s) zonder (zelf) gegevens achter te laten

Indien u onze Website(s) bezoekt maar niet zelf gegevens achterlaat via het contact- en/of aanmeldformulier verwerken we geen persoonsgegevens van u.

U stelt een vraag via het contactformulier

Op onze website staat een contactformulier. Als u dit formulier invult, dan wordt alles wat u invult per e-mail verstuurd naar ons Microsoft Office 365 e-mail account: info@nba-zonnepanelen.nl. We reageren op uw vraag of opmerking. Indien geen verdere actie is vereist archiveren we uw gegevens. Dit archief wordt na 3 jaar automatisch verwijderd. Toegang tot de mailbox en daarmee tot het archief is versleuteld met zogeheten “Two-factor authenticatie”. Als u reeds klant bij ons bent, bijvoorbeeld doordat u zich heeft aangemeld voor de btw-teruggave service, dan bewaren we gegevens zolang als we genoodzaakt zijn om onze dienst te kunnen verlenen conform de vereisten van de overeenkomst die u met ons bent aangegaan.

U meldt zich digitaal of per post aan voor onze btw-teruggaveservice

Op onze Website staat een digitaal aanmeldformulier maar ook een downloadbaar aanmeldformulier in PDF formaat welke u naar ons kunt e-mailen of per post kan toesturen. Zodra u begint met het invullen van het online formulier worden uw gegevens opgeslagen. Als u het online formulier niet volledig invult en de webpagina afsluit worden de ingevoerde gegevens direct, bij afsluiting van de webpagina, verwijderd. Vult u het formulier volledig in en rondt u de aanvraag af door aan te vinken dat u onze “algemene voorwaarden” accepteert en dat u acht heeft genomen van onze “privacy verklaring” (beide in te lezen) en op de button “Formulier verzenden” klikt dan geeft u NBA de opdracht tot het terugvorderen van de btw die in rekening is gebracht op uw zonnepanelenfactuur. We verzamelen in het aanmeldformulier enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor het afhandelen van de btw-teruggave.

Een andere mogelijkheid is dat u op de website van of op een geprint aanmeldformulier van uw zonnepanelenleverancier ons de opdracht heeft verstrekt tot het terugvorderen van de btw over uw zonnepanelenfactuur waarbij u erop bent gewezen dat u bij het verzenden (digitaal of per post) akkoord gaat met onze algemene voorwaarden en acht heeft genomen van deze privacy verklaring.

Nadat u zich voor de btw-teruggave service heeft aangemeld verwerken we u gegevens digitaal. U krijgt van ons een e-mail ter bevestiging. In deze e-mail vindt u een link naar uw “mijn.nba-zonnepanelen.nl account”. Hier treft u een overzicht aan van uw (persoons)gegevens die door ons bewaard worden. Sommige gegevens(zoals uw BSN) hebben we echter voor u (verborgen) om ze zodoende beter te beschermen.

Welke (persoons)gegevens verwerken we van u?

• Voor- en Achternaam
• Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
• E-mailadres
• Adresgegevens
• IP-adres
• Telefoonnummer
• Burgerservicenummer
• IBAN nummer
• Gebruikersnaam & wachtwoord (van onze applicatie)
• Antwoord op vragen in ons aanmeldformulier op basis waarvan we bepalen of u voldoet aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor btw-teruggave op uw zonnepanelenfactuur
• Facturen van uw zonnepaneleninstallatie waarover u de btw door ons wilt laten terugvorderen

Bewaartermijn

Uw gegevens worden automatisch 6 maanden na afloop van het traject gewist. Onder ‘voltooid’ verstaan wij de Belastingdienst per brief aan ons heeft medegedeeld dat het btw-bedrag is toegekend. Wel dient u, volgens de Fiscalebewaarplicht, uw factuur/facturen van de zonnepanelen tenminste 7 jaar te bewaren. Dit is meer een formaliteit gezien de aard van uw ‘onderneming’. Echter wel verplicht. Mocht het voor komen dat de Belastingdienst u benadert met vragen omtrent de btw-teruggave, dan kunt u zich beroepen op ons. We staan de Belastingdienst dan te woord met betrekking tot de aangifte van de zonnepanelen die wij voor u hebben gedaan.

Beveiliging

NBA heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

1. Toegang tot uw gegevens is strikt beperkt tot de voor de uitvoering noodzakelijke personen
2. Toegang tot uw gegevens door medewerkers van NBA vindt uitsluitend plaats op basis van multi-factor authenticatie
3. De applicaties van NBA kunnen alleen alleen middels een SSL-verbinding (ook wel https genoemd) benaderd worden
4. Wij sluitende passende verwerkersovereenkomsten met Verwerkers die wij inschakelen
5. Wij passen encryptie op back-up bestanden toe
6. Nadat onze dienstverlening is voltooid bewaren wij uw gegevens nog 6 jaar op basis van een voor ons wettelijke verplichting. Dit doen we echter niet in onze applicatie (mijn.nba-zonnepanelen.nl). Na afloop van uw traject plaatsen we uw persoonsgegevens in een versleuteld archief op een andere server. Zodra de bewaartermijn is verstreken worden uw gegevens automatisch definitief verwijderd.

Delen van uw gegevens met derden

Wij zullen uw gegevens niet aan andere partijen verstrekken indien u hiervoor geen toestemming heeft gegeven, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u met NBA heeft gesloten, het onderhouden van nba-zonnepanelen.nl of indien dit wettelijk verplicht is. In het geval dat we gegevens delen met derden hebben we een verwerkersovereenkomst met de betrokken partij afgesloten waarin ze verklaren zich aan de vereisten van onze privacyverklaring te houden. NBA verklaart hierbij dat de verwerkersovereenkomsten voldoen aan de Nederlandse privacywet.

Uw privacy rechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over de volgende privacy rechten:

• Recht op toegang tot de persoonsgegevens die NBA mogelijk over u beschikt;
• Recht op rectificatie, vervolledigen of updaten van uw persoonsgegevens;
• Recht op schrapping van uw persoonsgegevens (‘right to be forgotten’) (NBA wijst u er in dit kader wel op dat het uitvoeren van bepaalde diensten niet meer mogelijk is voor NBA indien u bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens schrapt of laat schrappen);
• Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
• Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer u uw privacy rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met info@nba-zonnepanelen.nl of dit per post kenbaar te maken naar de Maanlander 14D, (3824 MP) Utrecht.

Autoriteit persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookiebeleid

Bij het bezoek van de website mijn.nba-zonnepanelen.nl worden er automatisch gegevens verzameld via cookies, in overeenstemming met de cookie-instellingen in uw browser. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites kunnen worden gebruikt om gebruikerservaringen efficiënter te maken. Volgens de wet mogen wij cookies op uw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Voor alle andere soorten cookies hebben we uw toestemming nodig. Deze Website maakt gebruik van verschillende soorten cookies.
We maken geen gebruik van geautomatiseerde gegevensverzameling of anders gezegd we doen niet aan profilering. Wij maken alleen gebruik van functionele cookies. U kunt het gebruik van cookies op elk moment uitschakelen via uw browserinstellingen en door de al opgeslagen cookies op uw computer te verwijderen. Het uitschakelen van de cookies heeft wel gevolgen voor uw gebruik van de Websites. Het kan ertoe leiden dat sommige functies van de Websites niet goed functioneren.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Als wij deze verklaring aanpassen, dan zullen wij dat melden via onze Website. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 29 november 2021.

Melding ongeautoriseerd delen van gegevens

In augustus 2021 is er door NBA-zonnepanelen geconstateerd dat de met sleutel beveiligde oudpapier container niet afdoende bescherming biedt voor klantgegevens. Een mede-huurder heeft kenbaar gemaakt documenten met persoonsgegevens in het oudpapier te hebben aangetroffen. Per direct hebben wij een contract met een afval verwerker afgesloten om oudpapier in een versleutelde container te bewaren in ons kantoor in plaats van de vergrendelde maar gedeelde afval opslagplaats van het bedrijfdsverzamelgebouw. Op 27-11-2021 is er door NBA-zonnepanelen geconstateerd dat er per abuis(onoplettendheid van de postvewerker en collega van nba-zonnepanelen gecombineerd) een pakket met 250 brieven met NAW gegevens van klanten aangetekend is verzonden naar het adres van een van onze klanten. Doordat de post aangetekend is verzonden zijn de gegevens niet verder gelekt en de aard van de gegevens(autorisatie vereist een andere combinatie van persoonsgegegevens) is zodanig dat er geen sprake is van mogelijke gevolg schade.